"МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ О ВНУТРИВЕДОМСТВЕННОМ ПЕРВИЧНОМ УЧЕТЕ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ДРУГИХ МЕДИЦИНСКИХ ТОВАРОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ РОЗНИЧНОЙ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ (АПТЕЧНОЙ) СЕТИ ВСЕХ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ФОРМ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (УТВ. МИНЗДРАВОМ РФ ОТ 14.05.1998 N 98/124)
Материально-ответственное лицо
4. КРАТКИЕ ОПИСАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Прием товарно-материальных ценностей
Штамп приема (форма N А-1.1)
При приеме товаров материально-ответственные лица на всех экземплярах накладной, счете или других сопроводительных документах, возвращаемых экспедитору, проставляют штамп или печать фармацевтической организации и своей подписью (при коллективной материальной ответственности не менее двух членов) подтверждают факт приема товаров. В этих документах указываются также расхождения (если они имели место) между фактическим наличием товаров и данных накладных, счетов или других сопроводительных документов.
На экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально-ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп "приема".
Фармацевтические организации, получающие товар по почте, на его недостачу составляют специальный акт (формы N А-1.2 и N А-1.4), о чем делается отметка в сопроводительном документе.
Акт об установленном расхождении в количестве
и качестве при приеме товара (форма N А-1.2)
Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак.
Для участия в приеме товаров и составления акта приглашается представитель аптечного склада (базы, фирмы) или поставщика, незаинтересованной организации или общественности аптеки. Удостоверение представителя прилагается к акту.
Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм.
Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй экземпляр прилагается к приемному акту и вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приеме) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму.
В п. 6 акта перечисляются только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве.
Удостоверение (форма N А-1.3)
Удостоверение выдается представителю независимой организации, которому в качестве представителя общественности поручено участвовать в приеме товаров, поступивших от поставщиков.
Список лиц, которые могут быть привлечены к участию в приеме товаров, определяется нормативными документами законодательства Российской Федерации или соглашениями контрагентов, или обычаем делового оборота (номер протокола и дата указываются в удостоверении). Каждый представитель общественности рекомендуется участвовать в приеме товаров не более двух раз в месяц. Удостоверение не может быть выдано материально-ответственным и подчиненным им лицам, а также работникам, связанным с учетом, хранением, приемом и отпуском материальных ценностей.
Представитель общественности назначается в тех случаях, когда в приеме не участвуют представители поставщика или незаинтересованной организации.
Удостоверение прилагается к формам N А-1.2 и N А-1.4.
Акт о приеме медицинского товара, поступившего
без счета поставщика (форма N А-1.4).
Применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально-ответственного лица, второй - остается у него.
Приемная квитанция (по приему лекарственного
растительного сырья от населения) (форма N А-1.5)
Применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье.
Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и служит одновременно расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально-ответственного лица, третий - выдается заготовителю.
Акт на перевод в товар лекарственного
растительного сырья (форма N А-1.6)
Оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа.
Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель организации, материально-ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор-технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в фармацевтической организации.
бывшей в употреблении (форма N А-1.7.)
Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, служит накопительным документом и заполняется лицом, уполномоченным для приема стеклянной посуды от населения. Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости с отсортированной посудой сдается материально-ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды.
В журнале регистрации счетов поступления товаров по группам ведется учет поступления товаров в аптеку. Журнал служит основным документом для составления отчета.
Карточка составляется в отделах аптеки в одном экземпляре на каждую поступившую серию медицинских товаров и служит контрольным документом реализации лекарственных средств по срокам годности.
Протокол согласования свободной отпускной цены (тарифа)
на продукцию, товары и услуги (форма N А-1.10)
Свободные отпускные цены (тарифы) фиксируются в протоколе согласования, который подписывается руководителями предприятия-изготовителя и предприятия-потребителя.
Возможно фиксирование указанных цен (тарифов) в договорах на поставку продукции (товаров) в других документах, подтверждающих согласие покупателя с уровнем цен (тарифов).
Реестр свободных розничных цен (форма N А-1.11)
Аптечные розничные организации, осуществляющие реализацию медицинской продукции по свободным розничным ценам, фиксируют эти цены, уровень применяемых торговых и снабженческо-сбытовых надбавок в реестрах.
Свободные отпускные цены (тарифы) на продукцию (товары, услуги) указываются в установленном порядке поставщиком в расчетно-платежных, а также первично-учетных документах (товарно-транспортных накладных, счетах-фактурах, платежных требованиях и др.). В данных документах суммы акциза, налога на добавленную стоимость, лицензионного сбора по алкогольной продукции указываются в установленном порядке отдельной строкой.
Заказ-требование (форма N А-1.12)
Заказ-требование выписывается аптечной организацией в 1-2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением медицинского товара со склада, базы, фирмы и других предприятий.
Товарно-транспортная накладная (форма N А-1.13)
Аптечная организация получает медицинский товар согласно товарно-транспортной накладной при поступлении его со склада, базы, фирмы и других предприятий. Один экземпляр накладной с подписью грузополучателя в получении медицинского товара вместе с реестром расходных или других сопроводительных документов возвращается на склад, базу, фирму или другое предприятие. Другой экземпляр накладной остается в аптечной организации при получении товара.
Сопроводительный (упаковочный) лист (форма N А-1.14)
При получении товара аптечная организация получает сопроводительный (упаковочный) лист, который предъявляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими средствами.
При получении товара проверяется наличие упаковочного вкладыша. Форма применяется при упаковке товара в ящики, контейнеры, мешки и т.д. заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр кладется в упаковку, второй прилагается к накладной, которая остается у грузоотправителя.
2. Движение товарно-материальных ценностей
Рецептурный журнал (форма N А-2.1)
Журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета изготовленных в аптеках по рецептам лекарственных средств бесквитанционным методом.
В графе 2 "Номер рецепта" проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам.
Квитанция на заказанное лекарство (форма N А-2.2)
Квитанция заполняется при приеме рецепта на индивидуальное изготовление лекарственного средства в одном экземпляре.
Корешок квитанции служит основанием для учета лекарственных средств, изготовленных по рецептам. Квитанции комплектуются по 50-100 штук.
Книга заводится на год. На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету. Для каждой лекарственной формы, дозировки, фасовки лекарственного препарата отводится отдельный лист (разворот). Указываются единицы учета для каждого препарата. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально-ответственного лица.
Поступление отражается по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами (ежедневные записи) и подразделением на отпуск по амбулаторной рецептуре и отпуск лечебно-профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки.
Книга заполняется уполномоченным на это материально-ответственным лицом.
Сличительная ведомость на наркотические и другие
лекарственные средства, подлежащие
предметно-количественному учету (форма N А-2.4)
Сличительная ведомость составляется при проведении инвентаризации или проверках в розничных фармацевтических организациях. Одновременно она является и основанием для списания естественной убыли.
Результаты предметно-количественного учета наркотических и других лекарственных средств, внесенных в списки Постоянного Комитета по контролю наркотиков, включаются в сличительную ведомость.
Остаток по данным учета заполняется по записям книги учета наркотических и других лекарственных средств и этилового спирта на дату инвентаризации, после чего определяется результат инвентаризации.
Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем вышестоящей организации.
В связи с имеющимися установленными дифференцированными нормами естественной убыли на спирт, к ведомости прилагается за подписью бухгалтера справка, в которой указываются расходы его по стационарной и амбулаторно-поликлинической рецептуре и по отпуску "ангро".
Сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск
(форма N А-2.5)
Реестр используется в качестве сопроводительного документа при направлении его для оплаты за отпуск медтовара больным по рецептам бесплатно или со скидкой.
Реестры на бесплатный отпуск медтоваров и на отпуск их со скидкой могут составляться раздельно.
Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем организации и бухгалтером (работником учетно-контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) аптечной организации, ставится дата передачи.
Журнал учета рецептуры (форма N А-2.6)
Журнал составляется на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по изготовленным в аптеках лекарствам и кассовых лент (талонов) по готовым лекарственным средствам в конце рабочего дня (смены) одной строкой.
В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписью работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии.
Журнал учета лабораторных и фасовочных работ
(форма N А-2.7)
Учет лабораторных и фасовочных работ предлагается вести в фармацевтических организациях раздельно.
Журнал используется для учета и контроля за выполнением лабораторных и фасовочных работ, за оприходованием или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовленной продукции из них, или результатам округления цен за единицу фасовки и т.д.
Все записи в журнале производятся немедленно после окончания соответствующей работы.
Если расфасовка партии лекарственных средств не закончена в течение рабочего дня, то в журнале должна быть записана часть расфасованной партии.
При лабораторных работах в графе 4 показываются все полученные ингредиенты, входящие в состав внутриаптечной заготовки.
В графе 7 показывается розничная цена медицинского товара (сырья) и посуды, выданных для фасовки, а в графе 14 - фактическая розничная цена за единицу фасовки готовой продукции, исходя из розничной стоимости медикаментов (сырья) и упаковки, тарифа и т.д.
В конце месяца подсчитываются суммы по графам 8 и 15, а разница (результат округления) показывается в графах 19 и 20 по каждой лабораторной работе или виду фасовки. В журнале учитываются стоимость и количество отпущенного населению по рецептам спирта в чистом виде.
Журнал лабораторных и фасовочных работ должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя организации.
Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным
работам, реализации услуг (форма N А-2.8)
Справка составляется в конце месяца на основании данных, подсчитанных в конце месяца в журнале учета лабораторных и фасовочных работ (форма N А-2.7), в журнале выдачи медицинских товаров напрокат (форма N А-2.10), из сводных документов по услугам ремонта и прочим видам оказанных фармацевтических услуг.
Справка составляется в одном экземпляре и включается в товарный отчет аптеки в розничных ценах.
Обязательство заполняется под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке вместе с пробитым чеком, второй передается больному. О продлении срока проката на обязательстве делается разрешительная надпись.
Журнал выдачи медицинских товаров напрокат
(форма N А-2.10)
Журнал ведется руководителем (его заместителем) фармацевтической организации или материально-ответственным лицом.
Записи в журнал производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат или при их возврате. Продление проката записывается отдельной строкой.
Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов
(форма N А-2.11)
Справка о нормативном расходе вспомогательных материалов составляется материально-ответственным лицом и представляется в бухгалтерию один раз в месяц. Она является основанием для списания вспомогательных материалов.
Данные по индивидуальной амбулаторной рецептуре указываются в справке на основании показателей рецептурного журнала или квитанций на заказанное лекарство; по стационарной - по счетам-требованиям.
Показатели отпуска готовых лекарственных форм рассчитываются в соответствии с установленными нормативными документами. Сумма оборота по ручной продаже показывается по учетным данным. Внутриаптечная заготовка и фасовка проставляются на основании записей в журналах учета лабораторных и фасовочных работ.
Акт о переоценке товаров (форма N А-2.12)
Применяется для оформления переоценки стоимости лекарственных средств и других медицинских товаров отдельно по розничным и оптовым ценам. Акт составляется в двух экземплярах комиссией с обязательным участием независимого представителя.
При переоценке товаров, произведенной по распоряжению Правительства Российской Федерации, акт составляется по установленной для этой цели форме.
Журнал учета расхода медицинских товаров
на хозяйственные нужды (форма N А-2.13)
В журнале регистрируется выдача медицинских товаров для расходования на хозяйственные нужды. Запись производится в момент выдачи материально-ответственным лицом.
Книга пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации (не являющегося материально-ответственным лицом) или руководителя вышестоящей организации. В конце месяца итоговые данные переносятся в форму N А-2.14.
Акт о списании средств на хозяйственные нужды
(форма N А-2.14)
Акт предназначен для оформления израсходованных за месяц моющих и дезинфицирующих средств. Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается в делах аптеки (отдела).
В акте отражаются использованные моющие средства по видами расхода, исходя из утвержденных норм расхода на месяц.
Журнал учета медицинских товаров, израсходованных
Журнал ведется в розничных фармацевтических организациях. До начала записей он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя организации.
Записи в журнал производятся сразу же после оказания помощи.
Справка об использовании товаров для оказания
первой медицинской помощи (форма N А-2.16)
Справка составляется ежемесячно в двух экземплярах на основании записей о текущих расходах итогами данных (форма N А-2.15).
Справка составляется в разрезе отделов материально-ответственным лицом и включается в товарный отчет.
Расчет естественной убыли товаров (форма N А-2.17)
Расчет естественной убыли товаров составляется в розничных аптечных организациях по установленным нормам только при обнаружении недостачи лекарственных средств и другой медицинской продукции.
В графе 3 указывается оборот по розничным ценам за межинвентаризационный период по товарам, для которых установлены нормы убыли. В графе 5 проставляется нормативная сумма естественной убыли по розничным ценам.
Расчет составляется по каждому материально-ответственному лицу в отдельности за каждый межинвентаризационный период.
Данные расчета включаются в акт результатов инвентаризации.
Оборот включается в расчет по данным бухгалтерского учета. Расчет подписывает бухгалтер, составивший его. Право утверждения расчета предоставляется руководителю организации, не являющемуся материально-ответственным лицом.
Акт о порче товарно-материальных ценностей
(форма N А-2.18)
Акт о порче товарно-материальных ценностей составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и т.д.) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.
В акте списания товары и тара указываются по действующим ценам. К акту должны быть приложены объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с установленными правилами.
Третий экземпляр хранится у материально-ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.
с покупателями (форма N А-2.19)
В журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями отражается отпуск товаров из аптечной организации по группам. В журнале в хронологической последовательности регистрируются все требования по отпуску и счета по оплате реализованного товара как по безналичному расчету, так и за наличный расчет.
Требование-накладная (форма N А-2.20)
Требование-накладная выписывается аптечными организациями при отпуске лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям и отделам аптеки (внутриаптечная передача), а также при отпуске товаров другим аптечным организациям. Аптечные учреждения, у которых учет товаров ведется в суммовом выражении, при отпуске товаров лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям по розничной стоимости графы оптовой стоимости не заполняют.
Требование-накладная нумеруется порядковым номером с начала года и выписывается в трех экземплярах лечебно-профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением соответствующих граф.
Отделы аптечной организации, прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают требования-накладные в трех экземплярах.
При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечной организации, второй вместе со счетом покупателю для оплаты или предъявления в банк, третий получателю.
На ядовитые, наркотические и другие лекарственные средства, внесенные в списки Постоянного Комитета по контролю наркотиков, а также спирт этиловый, требование-накладная выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально-ответственного лица, отпустившего лекарственное средство.
Счет (форма N А-2.21)
Счет выписывается при отпуске товара и других материальных ценностей разовым покупателям и организациям.
Счет выписывается аптекой в четырех экземплярах. Два экземпляра счета (первый и четвертый) вручаются покупателю для оплаты, второй прилагается к месячному отчету, а по третьему оформляется отпуск товаров, фармацевтических услуг.
Получение товара покупатель подтверждает распиской на втором экземпляре.
Реестр составляется аптечными организациями, которым разрешено производить продажу товаров оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, и в нем отражается общая сумма оптового товарооборота за месяц с разбивкой по видам: стоимость лекарств индивидуальных, готовых, медикаментов весовых и прочих товаров.
Стеллажная карточка. форма no. а-1.9
СТЕЛЛАЖНАЯ КАРТОЧКА
¦ Лекарственные ¦ Единица ¦Коли-¦ Цена ¦Серия¦Ана-¦Дата ¦
¦ средства ¦ измерения ¦чест-¦ ¦ ¦лиз ¦истече- ¦
¦ ¦ ¦во ¦ ¦ ¦ ¦ния сро-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ка год- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ности ¦
¦наиме- ¦код¦штрих¦код¦наиме- ¦ ¦ роз- ¦опто-¦ ¦ ¦ ¦
¦нование¦ОКП¦- код¦ ¦нование¦ ¦ничная¦вая ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
Утеряна карточка регистрации (форма А), как восстановить
- Группа: Пользователи
- Сообщений: 1 066
Собственно, вот. Утеряна дома, была на руках (уже несколько месяцев иду в паспортный стол, все срывалось, карточку взяла у председателя ТСЖ и держала для использования по назначению, когда пришла в паспортный, сказали без карточки не поверим, что ты там сама прописана). Как восстанавливается?
Займет ли это время? Детей уже давно не могу прописать, тороплюсь, хотелось бы знать, что ждет меня и куда обращаться.
#2 Левик Отправлено 31.07.2010 - 08:10
- Группа: Пользователи
- Сообщений: 489
Странно, что вам вообще выдали эту карточку на руки, тк она должна хранится у должностного лица, ответственного за ведение учета и хранение этих карточек - в вашем случае либо председателя или паспортистки ТСЖ. А раз ответственность несут они, то и по шапке за утерю, порчу и т.д. получают они, с вас как бы спрос никакой.
Я только схему вашу не поняла, карточка хранится у председателя, потом вы к паспортисткам пошли. Все обычно проще бывает: при ТСЖ есть должностное лицо (председтель или паспортистка), они принимают у жильцов доки на регистрацию. Затем они берут эти доки + доки которые заполняют и хранят они (формы № 9,10, листки убытия и прибытия и проч) и несут все это добро в районное отделение УФМС.
Т.е цепочка движения документов "паспортистка при ТСЖ -УФМС", а у вас 3 позиции "председатель - паспортистка - УФМС". непонятно. У вас председатель ТСЖ чтоли ведет учет этих карточек?
или при ТСЖ есть пспортистка?
То, что районное УФМС не зарегит без формы 10 - это законно, тк согласно Регламенты эта карточка необходима для регистрации. А вы ее просрали или еще кто - им не важно, она должна быть и точка.
Вот еще что запомните - регистрируют не паспортистки, а УФМС. Тетки лишь принимают документы, как бы исполняют функцию передаста, их задача взять у вас доки (не важно весь комплект или нет) и отдать в УФМС. Именно УФМС решает регистрировать ли вас на основаниии этого комплекта доков или нет.
Просто песпортистки обычно много не себя берут и первышают свои полномочия. но это так, для сведения.
На вашем месте я бы поступила так:
придти председателю и по человечески объянить ситуацию, он тоже заинтересован восстановить документ, тк он не должен был давать его вам на руки. Я думаю вопрос решится.
Если же он будет совсем упертый, то действовать согласно "Правил регистрации", но это вариант конечно борзый
Сразу оговорюсь: я не юрист, я обычный человек, который изучил процедуру регистрации вдоль и поперек) было дело - бодалась я с нашими уфмсниками по полной морде - и по гражданству, и по получению паспорта и по регистрации несовершенолетних. Так что знакома со спецификой этой конторки
Не пью, не курю, не колюсь и не нюхаю. А уж драться я совсем не пристрастна
Комментариев нет:
Отправить комментарий