заполнение карточки учета организации

заполнение карточки учета организации

В помощь - Учет материалов в организациях промышленности и заполнение карточки складского учета, накладной на внутреннее перемещение материалов, материального отчета

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА, НАКЛАДНОЙ НА ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ, МАТЕРИАЛЬНОГО ОТЧЕТА

Основные положения законодательства по учету материалов

В деятельности практически всех субъектов хозяйствования возникает необходимость организации складского учета товарно-материальных ценностей. При этом требуется обеспечить своевременность и достоверность такого учета.

Согласно ст.6 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон) ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с законодательством Республики Беларусь и утвержденной решением руководителя организации. Организации, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности.

Организация должна обеспечить обособленный учет активов, находящихся в собственности (хозяйственном ведении, оперативном управлении) организации, и активов иных организаций и имущества физических лиц (ст.8 Закона). Все хозяйственные операции должны регистрироваться на счетах бухгалтерского учета своевременно.

Хозяйственные операции фиксируются в бухгалтерском учете на дату их совершения и отражаются в бухгалтерской отчетности в тех периодах, к которым они относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями (допущение временной определенности хозяйственных операций).

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Согласно ст.9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов РБ (для Нацбанка, банков - Нацбанком РБ), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РБ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

В настоящее время некоторые министерства утвердили свои, ведомственные формы первичных учетных документов. Единый же документ, которым были бы утверждены типовые формы первичных учетных документов для всех отраслей и видов экономической деятельности, пока отсутствует.

Субъекты хозяйствования, не имеющие ведомственной подчиненности, но осуществляющие определенный вид деятельности, при организации первичного учета могут использовать формы первичных учетных документов, утвержденные для той отрасли, к которой они относятся исходя из осуществляемого ими вида деятельности.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь (далее - Альбом) утвержден постановлением Минпрома РБ от 29.12.2004 № 21 (далее - постановление № 21). Этим же постановлением утверждена и Инструкция о порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь (далее - Инструкция № 21).

Инструкция № 21 распространяется на организации Министерства промышленности РБ. Организации, не входящие в систему Министерства промышленности РБ, на основании форм, утвержденных постановлением № 21, и руководствуясь положениями ст.9 Закона, могут разработать и утвердить свои формы документов, учитывающие специфику осуществляемой деятельности.

Согласно ст.9 Закона первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

Особое внимание следует обратить на то, что в первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

Статья 9 Закона также требует, чтобы перечень лиц, которым предоставлено в организации право подписи первичных учетных документов, был согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Кроме Закона при учете товарно-материальных ценностей необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114, которая вступила в силу с 1 января 2008 г. Данная Инструкция устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды (далее - материалы) организаций.

В п.3 названной Инструкции изложены следующие основные требования, предъявляемые к учету материалов:

- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия материалов;

- учет количества и оценка материалов;

- оперативность (своевременность) учета материалов;

- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения материалов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

Порядок заполнения некоторых документов по первичному учету материалов

Рассмотрим заполнение некоторых форм первичной учетной документации по учету материалов, утвержденных для организаций, входящих в систему Министерства промышленности РБ.

Для целей Инструкции № 21 к материалам относятся сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, прочие материалы, строительные материалы, инвентарь и хозяйственные принадлежности, специальная оснастка и специальная одежда, оборудование к установке, товары, готовая продукция.

Первичные учетные документы в организации принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбоме. Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов. Однако также первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Аналогичные требования к первичным учетным документам предусмотрены ст.9 Закона.

Заполнение карточки складского учета формы М-12п. Для учета движения материалов на складе применяются карточки складского учета формы М-12п. Карточка указанной формы применяется для учета движения материалов по каждому сорту, виду и размеру, номенклатурному номеру.

Карточка складского учета заполняется работником склада, являющимся материально ответственным лицом.

Карточки складского учета открываются на календарный год. Открытие карточек производит подразделение организации, осуществляющее снабженческо-сбытовые функции.

Записи в карточку складского учета производятся на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй лист и последующие листы той же карточки, которые нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки складского учета визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

В карточках складского учета каждая операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельно. Если в один день совершается несколько однородных операций (например, отпуск материала осуществлялся три раза в день по различным документам), то на расход материала можно сделать одну запись с отражением общего количества отпущенного по этим документам материала. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

В случае когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных учетных документах и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем (в скобках) - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если отражать движения такого материала одновременно в двух единицах измерения затруднительно, возможен перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистами других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

В карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Лимит отпуска указывается в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов в карточке складского учета.

В карточке складского учета указывается шифр или наименование заказа (затрат).

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и первичным учетным документом.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке информации - на машинном носителе. При регистрации на карточке складского учета ставится номер карточки и подпись работника бухгалтерской службы.

Карточки складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Карточки складского учета хранятся на складе у материально ответственного лица.

Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

Правильность отражения остатка материалов в карточках складского учета подтверждается подписью бухгалтера в графе «Контроль».

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются. В закрытой карточке делается отметка, к примеру: «Остаток перенесен в карточку 2009 года № 25». Закрытые карточки брошюруются и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя подразделения, осуществляющего снабженческо-сбытовые функции, и с разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. При необходимости новые карточки складского учета могут закрываться и открываться в середине года.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты формы М-19п.

При автоматизации учета движения материалов формы первичной учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на машинных носителях информации.

Применение организациями программных продуктов по учету материалов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

Рассмотрим пример заполнения карточки складского учета:

Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Мария Антонова, аудитор

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном при- мере.

ПРИМЕР

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» — через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб. в том числе НДС — 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола — 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер — 1278, инвентарный — 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта — 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки — 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Далее необходимо прописать местонахождение основного средства (рентгеновский кабинет), а также наименование организации-изготовителя основного средства (ООО «Мебельный комбинат № 18»).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.).

НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 — отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, — на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), — на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

С-исок литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.eg-online.ru/

Дата добавления: 07.07.2009

Индивидуальные и сводные карточки учета

Общие положения

Налогоплательщики обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм налога, относящегося к ним, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты выплаты по трудовому, гражданско-правовому и/или авторскому договорам за выполнение работ, оказание услуг - п.4 ст.243 НК РФ.

Такой учет удобно вести с использованием индивидуальных и сводных карточек учета.

Если налогоплательщик производит выплаты в пользу физических лиц, не связанных с налогоплательщиком вышеназванными договорами, то по таким физическим лицам индивидуальные карточки не открываются.

Форма карточек

Формы карточек утверждены Приказом МНС РФ от 27.07.2004 №САЭ-3-05/443@ "Об утверждении форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) и Порядка их заполнения". Налогоплательщикам рекомендуется применять утвержденные формы карточек в практической работе.

В данной статье справочника рассмотрены формы и правила заполнения карточек, заполняемых налогоплательщиками, применяющими общепринятую систему налогообложения, а также налогоплательщиками, применяющими и специальный, и общепринятый налоговые режимы одновременно:

индивидуальная карточка учета сумм, начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

сводная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Налогоплательщики имеют право вносить свои коррективы в предложенные формы, в частности, в виде добавления, объединения или выделения отдельных граф, исходя из практической целесообразности, либо вести учет в иной форме.

Заполнение карточек

Порядок заполнения карточек утвержден Приказом МНС РФ от 27.07.2004 №САЭ-3-05/443@. Показатели в индивидуальных и сводных карточках рекомендуется отражать в рублях и копейках. Округлять суммированные показатели по правилам округления до целых рублей нужно только один раз при переносе информации из сводных карточек в соответствующие строки и графы расчетов по авансовым платежам (деклараций) по ЕСН и страховым взносам на ОПС.

В индивидуальных и сводных карточках все показатели отражаются нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода.

Ф.И.О - фамилия, имя, отчество работника полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность (в случае двойной фамилии слова пишутся через дефис);

ИНН (при наличии) - в точном соответствии с записью в Свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

страховой номер - страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования;

гражданство - гражданство работника;

паспорт (либо иной документ, удостоверяющий личность), серия, номер, кем и когда выдан - реквизиты паспорта (либо иного документа, удостоверяющего личность) работника;

пол - пол работника;

дата рождения - число, месяц, год рождения работника в соответствии с записью в паспорте (либо ином документе, удостоверяющем личность). Если документ, удостоверяющий личность, не содержит сведений о дате рождения, то дата рождения заполняется на основании Свидетельства о рождении или другого документа, содержащего такие сведения;

адрес места жительства - полный адрес места жительства работника на основании записи в паспорте (либо ином документе, удостоверяющем личность), с указанием почтового индекса, района, города (населенного пункта), улицы (проспекта, переулка и т.д.), номера дома (владения), номера корпуса (строения), номера квартиры;

должность - должность работника;

вид договора, № договора - если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу. При этом номера трудовых (гражданско-правовых, авторских) договоров, заключенных с работником в текущем налоговом периоде указываются через запятую;

Наличие инвалидности - группа инвалидности (I, II или III группа);

Справка: серия, №, дата выдачи - справка учреждения медико-социальной экспертизы, подтверждающая факт наличия инвалидности работника, с указанием серии, номера и даты выдачи справки.

Карточка заполняется нарастающим итогом.

Для каждого месяца предусмотрена отдельная строка, которая в свою очередь разбита на две подстроки - показатель за месяц и показатель с начала года по конец данного месяца нарастающим итогом.

В графе 2 учитываются выплаты и иные вознаграждения ВСЕГО, начисленные в пользу физического лица по трудовому договору, договору гражданско-правового характера, авторскому договору, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, как в денежной, так и в натуральной форме, в том числе пособия (расходы) на цели государственного социального страхования в соответствии с действующим законодательством, а также выплаты, которые не облагаются ЕСН в соответствии со ст.236, 238, 239 НК РФ.

В графе 2 не учитываются:

• 
  
  

выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав);

выплаты гражданам РФ в виде грантов (безвозмездной помощи), предоставляемых российскими фондами поддержки образования и науки учителям, преподавателям, школьникам, студентам и (или) аспирантам государственных и (или) муниципальных образовательных учреждений.

В графе 3 отражаются выплаты и вознаграждений в пользу физического лица, которые не признаются объектом налогообложения в налоговом (отчетном) периоде (п.3 ст.236 НК РФ):

• 
  
  

не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (для работодателей - организаций);

не уменьшают налоговую базу по по налогу на доходы физических лиц (для работодателей - индивидуальных предпринимателей и физических лиц).

Эти данные затем переносятся в:

строку 1000 Раздела 2 Декларации по ЕСН;

и строку 1000 Раздела 2 Расчета по авансовым платежам по ЕСН.

В графе 4 отражаются выплаты, не подлежащие налогообложению во все фонды и федеральный бюджет, а именно:

государственные пособия (п.1 ст.238 НК РФ),

компенсационные выплаты (п.2 ст.238 НК РФ).

Эти данные затем переносятся в:

строку 1100 Раздела 2 Декларации по ЕСН;

В графе 5 отражаются выплаты и вознаграждения не облагаемые ЕСН только в части ФСС РФ, то есть начисленные в пользу физического лица по договорам гражданско-правового характера и авторским договорам (п.3 ст.238 НК РФ).

Эти данные затем переносятся в:

строку 1100 Раздела 2 Декларации по ЕСН;

В графе 6 отражаются суммы, не включаемые в налоговую базу для исчисления ЕСН в федеральный бюджет, то есть суммы денежного содержания судей, прокуроров и следователей, имеющих специальные звания (п.3 ст.245 НК РФ).

Эти данные затем переносятся в:

4. Особенности заполнения первичных документов по учету нематериальных активов

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2000, утвержденному Приказом Минфина РФ от 16 октября 2000 года № 91н к нематериальным активам в целях бухгалтерского учета относятся:

• исключительное право патентообладателя на изобретение, промышленный образец, полезную модель;



• исключительное авторское право на программы для ЭВМ, базы данных;



• имущественное право автора или иного правообладателя на топологии интегральных микросхем;



• исключительное право владельца на товарный знак и знак обслуживания, наименование места происхождения товаров;



• исключительное право патентообладателя на селекционные достижения.

В составе нематериальных активов учитываются также деловая репутация организации и организационные расходы (расходы, связанные с образованием юридического лица, признанные в соответствии с учредительными документами частью вклада участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал организации).

Для учета всех видов нематериальных активов, поступивших для использования в организацию, применяется карточка учета нематериальных активов (форма № НМА-1 ).

Карточка учета нематериальных активов ведется в бухгалтерии на каждый объект.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемку-передачу (перемещение) нематериальных активов и другой документации.

Рассмотрим заполнение карточки учета нематериальных активов на условном примере.

Пример

22 июня 2002 года ООО «Зоя» (код по ОКПО для условного примера 07318675) приобрело у патентообладателя ЗАО «Интеграл» исключительное право патентообладателя на промышленный образец.

ООО «Зоя» начало выпуск продукции по приобретенному промышленному образцу с июля 2002 года. Оприходование объекта нематериальных активов было оформлено Актом приемки № 43 от 22 июня 2002 года.

Сумма затрат на приобретение и оформление этого продукта составила 1000000 руб. (без учета НДС).

Карточку заполнила бухгалтер Иванова О. В.

Заполним карточку формы № НМА-1 по данным примера.

Каждому документу присваивается порядковый номер, который указывается в строке «Карточка № __».

В нашем примере номер карточки «7»

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Зоя».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации.

В нашем примере в графе «Код по ОКПО» пишем код «07318675».

В строке «Структурное подразделение» указывается полное наименование структурного подразделения, где используется объект. Если объект нематериальных активов используется для деятельности организации в целом (например товарный знак или организационные расходы), то данная строка не заполняется.

В нашем примере ставим «Швейный цех».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения карточки.

В нашем примере «22 06.02 г.».

В графе «Код вида операции» проставляется код хозяйственной операции по приобретению нематериальных активов или их передаче. Отметим, что код проставляется в том случае, если организация применяет систему кодирования.

В нашем примере ставим прочерк, так как ООО «Зоя» не применяет систему кодирования.

В графу «Документ на оприходование» заносятся соответственно дата и номер документа, которым была оформлена операция оприходования объекта нематериальных активов.

В нашем примере:

«Дата» — «22 июня 2002 г.»,

«Номер» — «43».

Следующие три строки формы выделены для занесения информации о полном наименовании и назначении объекта нематериальных активов

В нашем примере»Патент на промышленный образец швейного изделия «Куртка женская»(запись в данном примере условная).

В графу 1 «Структурное подразделение» записывают наименование или кодовые номера (если в организации применяется система кодирования) структурного подразделения организации, в которое передается нематериальный актив.

В нашем примере «швейный цех».

В графе 2 «Вид деятельности» указывается вид деятельности, для осуществления которой используется нематериальный актив

В нашем примере «пошив одежды».

В графе 3 «Счет, субсчет» указывают счет, по дебету которого оприходован объект нематериальных активов

В нашем примере «04»

В графе 4 «Код аналитического учета» ставится код аналитического учета, если в организации используется соответствующая система кодирования При отсутствии кода в графе ставится прочерк.

В нашем примере не применяется система кодирования, поэтому ставим в графе 4 прочерк.

В графе 5 «Первоначальная (балансовая) стоимость» указывают первоначальную стоимость, которая складывается из суммы фактических затрат на приобретение, изготовление и затрат по доведению нематериальных активов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, без учета НДС

В нашем примере «1000000=00».

В графе 6 «Срок полезного использования» указывается срок, в течение которого будут амортизироваться нематериальные активы Он может быть определен экспертным путем или на основании документов, подтверждающих передачу нематериального актива.

По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на десять лет (но не более срока деятельности организации).

В нашем примере срок полезного использования равен 10 годам, такой срок устанавливается в патенте на промышленный образец. Поэтому в графе 6 пишем «10».

В графе 7 «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования.

Начисление амортизации нематериальных активов производится независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде

В нашем примере « 8333–33 » (1000000х10%/12= 8333–33 )

В графу 8 «Норма амортизации, % или сметная ставка» заносится норма амортизации, которая рассчитывается исходя из установленного срока полезного использования.

В нашем примере «10%» (100%/10 лет).

Графа 9 «Код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортизации нематериальных активов)» должна содержать счет учета затрат, на который будут списываться суммы фактически начисленной амортизации.

В нашем примере «20»

Если по нематериальным активам начисление амортизации не предусмотрено (например по объектам, полученным по договору дарения), то в графах 7 — 9 ставят прочерки.

В графе 10 «Дата постановки на учет» указывается дата оприходования на баланс организации нематериального актива (то есть дата составления акта приемки-передачи)

В нашем примере «22 июня 2002 г.».

Графа 11 «Способ приобретения» дает информацию о том, каким образом организация получила нематериальные активы.

Нематериальные активы могут быть получены организацией различными путями, например

• внесены учредителями (собственниками) организации в счет их вкладов в уставный капитал организации,



• получены безвозмездно,



• приобретены организацией в процессе ее деятельности по договору кули-продажи или в обмен на другое имущество,



• изготовление собственными силами и т.д.

Таким образом, в графе 11 в зависимости от способа получения не- материальных активов можно написать соответственно:

• вклад в уставный капитал,



• безвозмездное получение,



• приобретение за плату,



• приобретение в обмен на другое имущество,



• изготовление.

В нашем примере в этой графе пишем «приобретение за плату».

В графу 12 «Документ о регистрации (наименование, номер, дата)» заносятся данные о документе, регистрирующем право организации на использование нематериального актива.

В нашем примере «свидетельство № 0879115 от 12.09 01»

В следующие пять граф таблицы с 13-й по 17-ю заносится информация о выбытии или перемещении объекта нематериальных активов.

В графу 13 «Номер» проставляется номер документа, согласно которому произошло перемещение (выбытие).

Графа 14 «Дата» должна содержать дату документа, указанного в графе 13 данной таблицы.

Графы 15 и 16 отражают причину выбытия (перемещения) нематериальных активов.

В графе 15 «Наименование» указывают наименование причин выбытия или перемещения (например причиной выбытия может быть моральный износ).

В графе 16 «Код причины» проставляется соответствующий код. Эта графа заполняется в том случае, если в организации применяется кодирование причин выбытия основных средств. В противном случае в этой графе ставится прочерк.

В графу 17 «Сумма выручки от реализации, руб. коп.», записывается сумма, полученная организацией от реализации данного объекта нематериальных активов.

В нашем примере эти графы пока не заполняются.

Под рассмотренной частью таблицы предусмотрен реквизит «Сумма износа, руб. коп», где указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования нематериального актива.

В нашем примере « 8333–33 ».

На оборотной стороне карточки дается краткая характеристика объекта нематериальных активов.

В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» записываются только основные показатели объекта, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

В нашем примере «Промышленный образец куртка женская предназначен для использования при выпуске швейных изделий».

После заполнения карточки учета нематериальных активов в строке «Карточку заполнил» бухгалтер, заполнивший карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи), а также дату заполнения число, месяц (прописью) и год.

В нашем примере: Карточку заполнил бухгалтер Иванова О. В.

22 июня 2002 года.

СОДЕРЖАНИЕ:

Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета

Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов

Глава 3. Учет основных средств

Глава 4. Учет нематериальных активов

Глава 5. Учет материальных ценностей

Глава 6. Учет кассовых операций

Статья: Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Название: Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Тип: статья Добавлен 17:12:38 18 июля 2009 Похожие работы

Просмотров: 34730 Комментариев: 2 Оценило: 5 человек Средний балл: 4.8 Оценка: неизвестно Скачать

Мария Антонова, аудитор

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном при- мере.

ПРИМЕР

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» — через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб. в том числе НДС — 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола — 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер — 1278, инвентарный — 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта — 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки — 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Далее необходимо прописать местонахождение основного средства (рентгеновский кабинет), а также наименование организации-изготовителя основного средства (ООО «Мебельный комбинат № 18»).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.).

НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 — отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, — на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), — на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

С-исок литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.eg-online.ru/