заполнение инвентарной карточки ос 6

заполнение инвентарной карточки ос 6

Прочее Заполнение инв.карточки ОС-6

Постановление Госкомстата РФ от 21.01.03:

Акты о приеме-передаче объекта основных средств ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию),

поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных( формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Или я что то не правильно читаю?

Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Мария Антонова, аудитор

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном при- мере.

ПРИМЕР

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» — через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб. в том числе НДС — 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола — 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер — 1278, инвентарный — 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта — 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки — 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Далее необходимо прописать местонахождение основного средства (рентгеновский кабинет), а также наименование организации-изготовителя основного средства (ООО «Мебельный комбинат № 18»).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.).

НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 — отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, — на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), — на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

С-исок литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.eg-online.ru/

Дата добавления: 07.07.2009

Автор

Как мы уже сообщали, Госкомстат России своим постановлением от 21.01.2003 № 7 утвердил новые формы первичных документов по учету основных средств. В прошлом номере мы рассказывали, как заполнить акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме ОС-1. На этот раз речь пойдет об инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма ОС-6) и группы таких объектов (форма ОС-6а), а также об инвентарной книге учета объектов основных средств (форма ОС-6б).

Напомним, что новые формы «первички» заменили собой те, которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Новые формы, как, впрочем, и прежние, должны применять все организации, кроме кредитных и бюджетных. Первичные документы, оформленные ранее, переделывать не нужно.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств и группы объектов основных средств

В инвентарной карточке по форме ОС-6 отражается информация об объекте основных средств -- о принятии его к учету, перемещении внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта завода-изготовителя и т. п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме ОС-6а.

Как мы уже говорили в прошлом номере, общие правила заполнения «первички» по учету основных средств не изменились. Ее можно оформить от руки или на компьютере. Если необходимо, формы можно дополнить новыми реквизитами (тогда это нужно зафиксировать в учетной политике для целей бухучета).

Удалять существующие реквизиты нельзя. Форматы бланков, равно как и размер граф и строк, можно изменять.

Рассмотрим, как заполнить форму ОС-6, на примере. Для этого воспользуемся условиями примера из статьи «Новые формы учета “первички” по учету основных средств», опубликованной в прошлом номере журнала.

Пример 1

В марте 2003 года ЗАО «Альфа» приобрело в магазине компьютер стоимостью 20 000 руб. Компьютер введен в эксплуатацию 20 марта и учитывается как один инвентарный объект основных средств. Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета «Альфа» установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, -- 40 месяцев.

Амортизация начисляется линейным способом.

Напомним, что члены приемочной комиссии, назначенные приказом руководителя «Альфы», должны составить акт по форме ОС-1 в одном экземпляре. Оформленный акт вместе с технической документацией (в данном случае это паспорт и инструкция по эксплуатации) передается в бухгалтерию и утверждается руководителем «Альфы».

Бухгалтер должен сделать в акте отметку о приеме компьютера на учет. Для этого на третьей странице акта в поле «Отметка бухгалтерии» он указывает номер и дату открытия инвентарной карточки учета компьютера. Как бухгалтер «Альфы» должен заполнить карточку. (см. далее)

Инвентарная книга учета объектов основных средств

Назначение книги в целом аналогично назначению инвентарной карточки, с той лишь разницей, что книга предназначена для малых предприятий. Госкомстат России предоставил им право вместо отдельной карточки на каждый объект основных средств вести одну-единственную инвентарную книгу.

Как вы знаете, критерии, которым должно удовлетворять предприятие, чтобы считаться малым, приведены в Федеральном законе от 14.06.95 № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации». Статья 3 закона гласит, что к малым относятся предприятия, удовлетворяющие трем критериям:

1. доля государства, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов в уставном капитале не превышает 25%;



2. доля других предприятий, не являющихся субъектами малого предпринимательства, в уставном капитале не превышает 25%;



3. средняя численность работников за отчетный период не превышает:

• в промышленности -- 100 человек;



• в строительстве -- 100 человек;



• на транспорте -- 100 человек;



• в сельском хозяйстве -- 60 человек;



• в научно-технической сфере -- 60 человек;



• в оптовой торговле -- 50 человек;



• в розничной торговле и в бытовом обслуживании населения -- 30 человек;



• в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности -- 50 человек.

Правила заполнения инвентарной книги совпадают с правилами оформления инвентарной карточки. Рассмотрим это на примере.

Пример 2

В 2003 году ЗАО «Квант», являющееся малым предприятием, приобрело:

• в феврале -- факсимильный аппарат стоимостью 15 000 руб. (все суммы здесь и далее указаны без НДС). В том же месяце он введен в эксплуатацию (акт о приеме-передаче от 25.02.2003 № 1);



• в марте 2003 года -- компьютер стоимостью 30 000 руб. и легковой автомобиль предназначенный для служебных поездов, стоимостью 190 000 руб. Они введены в эксплуатацию соответственно актами о приеме-передаче от 05.03.2003 № 2 и от 15.03.2003 № 3.

Срок полезного использования всех перечисленных основных средств для целей бухгалтерского и налогового учета малое предприятие установило на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1:

• для факсимильного аппарата -- 72 месяца;



• для компьютера -- 48 месяцев;



• для автомобиля -- 60 месяцев.

Амортизация начисляется линейным способом.

5 мая 2003 года малое предприятие продало факсимильный аппарат другой организации (акт о приеме-передаче от 05.05.2003 № 1).

Поступление и выбытие основных средств бухгалтер «Кванта» должен отразить в инвентарной книге так, как это показано на далее.

Приложения:

Пример заполнения (к статье Коробецкой И.П.) (PDF, 44.4 Кб)

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ИНВЕНТАРНОЙ КАРТОЧКИ УЧЕТА ОС

Образец бланка инвентарной карточки учета объекта ОС можно скачать по ссылке:

Скачать типовой образец формы в MS Excel!

Данный образец бланка инвентарной карточки учета объекта ОС программа Бухсофт заполняет автоматически!

Бухсофт - это условно бесплатные программы для автоматизации бухгалтерского учета, которые также широко используются для автоматизации управленческого, кадрового, складского, оперативного учета, автоматизации расчете заработной платы, производства и т.п. Удобство и функциональность программ оценить Вы можете сами.

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ИНВЕНТАРНОЙ КАРТОЧКИ УЧЕТА ОБЪЕКТА ОС

Выдержка из постановления Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств"

Применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведется в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый объект.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (форма №ОС-1) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Инвентарная карточка, инвентарная книга учёта основных средств

Правила применения и оформления форм № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б от 21.01.2003

В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется "Инвентарная карточка учета объекта основных средств " (форма № ОС-6 ). Существует "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств " (форма № ОС-6а ). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется "Инвентарная книга учета объектов основных средств " (форма № ОС-6б ).

Инвентарная карточка учета основных средств применяется в следующих случаях:

1) для учета отдельных объектов основных средств,

2) для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (по структурным подразделениям организации)

Заполнение инвентарных карточек производится на основе.

• акта (накладной) приемки-передачи основных средств,



• технических паспортов,



• других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.

Согласно п.10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:

• срок полезного использования,



• способ начисления амортизации,



• освобождение от начисления амортизации (если имеет место),



• индивидуальные особенное объекта

Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.

На основные средства, принятые в аренду, для осуществления забалансового учета арендованных объектов в бухгалтерской службе организации-арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.

В инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств на основании оформленных актов на списание основных средств, переданных бухгалтерии. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

Правила заполнения строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

Каждой карточке присваивается порядковый номер, который указывается в строке «Инвентарная карточка №».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения инвентарной карточки. В случае оформления карточки на вновь поступивший в организацию объект основных средств дата составления должна совпадать с датой заверения бухгалтером акта приемки-передачи, которым была оформлена операция зачисления объекта в состав основных средств. В случае открытия новой инвентарной карточки вместо старой в этой графе указывают дату составления новой карточки.

В графе по "ОКОФ" записывается код, соответствующий данному виду объекта ОС по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).

В графе "Номер амортизационной группы" указывается номер амортизационной группы, к которой отнесено данное ОС в соответствии с Постановлением №1. В нашем примере амортизационная группа 5.

В графе "Инвентарный номер" указывается инвентарный номер объекта ОС, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется.

Объект основных средств, поступивших в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В графе "Заводской номер" проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:

• на самом основном средстве;



• в техническом паспорте оборудования;



• в акте приемки – передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);



• в инвентарной карточке учета ОС, если перемещение ОС происходит внутри предприятия.

В графу "Дата принятия к бухгалтерскому учету" заносим дату включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации – получателя, которая должна совпадать с датой составления акта приемки-передачи основных средств (кроме зданий, сооружений)

В графе "Дата списания с бухгалтерского учета" указывается дата выбытия ОС.

Строки "Объект (серия, тип постройки или модель, марка)", "Место нахождения объекта основных средств", "Организация изготовитель" заполняются на основании технической документации или других документов, содержащих соответствующую информацию.

В строке "Местонахождение объекта основных средств" указывается структурное подразделение, где находится ОС.

Далее по тексту документа следует семь разделов. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Раздел 1 "Сведения об объекте основных средств на дату передачи" заполняется на основании данных передающей стороны (организации – сдатчика), имеющих информационных характер для объектов ОС, бывших в эксплуатации. Если организация – получатель купила ОС в розницу или создала самостоятельно, заполнять этот раздел не надо.

В графе "Дата выпуска (постройки)" указываем год выпуска в соответствии с данными технической документации.

В графе "Документ о вводе в эксплуатацию" указываем номер и дату акта приемки-передачи объекта основных средств (ОС-1).

В графе "Фактический срок эксплуатации" обозначается общий срок фактического использования приобретенного ОС у его бывших владельцев с момента ввода объекта в эксплуатацию.

В графе "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое ОС находилось в эксплуатации.

При заполнении графы "Срок полезного использования" проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта ОС к учету.

В графе "Остаточная стоимость" предназначена для указания остаточной стоимости ОС, которая при принятии к учету последней организацией – получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью ОС и суммой ранее начисленной амортизации.

Раздел 2 "Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету".

В графе "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету" указываем первоначальную стоимость основного средства, которая берется из раздела 2 графы 1 акта приемки-передачи основных средств, на основании которого заполняется инвентарная карточка.

Значение для заполнения графы “Срок полезного использования” также берется из акта приемки-передачи (раздел 2, графа 2).

В разделе 7 “Краткая индивидуальная характеристика объекта ОС” указываются:

• наименование основного средства;



• количество;



• при содержании драгоценных материалов (металлов, камней) указывается их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.

В графу 8 “Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект” заносятся основные признаки, характеризующие объект.

Графа “Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения)” разделена на графы “Основной объект” и “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”.

В графу 9 “Основной объект” записываются характерные признаки основного объекта основных средств (материал, из которого изготовлен объект, его размеры и другие отличительные особенности).

Графа “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”, в свою очередь, разделена на четыре графы. Названия этих четырех граф с 10-й по 13-ю в форме не указаны. В качестве наименований граф вписывают важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, относящиеся к описываемому в инвентарной карточке основному объекту. (Например, для производственного здания (основного объекта) здесь могут быть указаны: вентиляционная камера, вентиляционная труба и т.д.).

В перечисленные графы заносят основные характеристики указанных пристроек, приспособлений или принадлежностей: материал, из которого они сделаны, размеры и прочие характеристики.

Существенных отличительных признаков и отдельных приспособлений и принадлежностей в нашем примере нет, поэтому эти графы не заполняем.

После первого заполнения инвентарной карточки в строке “Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки” бухгалтер, заполнивший инвентарную карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи).

3. Особенности заполнения первичных документов по учету основных средств

Рассмотрим на примерах, как и какие первичные документы заполняются при учете некоторых, наиболее распространенных хозяйственных операций при учете основных средств.

Движение основных средств (далее ОС) связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:

• по форме № ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);



• по форме № ОС-1а - для зданий, сооружений;



• по форме № ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).
  
  

Эти документы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Внутреннее перемещение основных средств оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2).

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3).

Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6 ) и инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Выбытие объекта или групп объектов основных средств, кроме автотранспортных, оформляется:

• актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – форма № ОС-4;



• актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных основных средств) – форма № ОС-4б.

Списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа оформляется актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

Когда к учету принимается оборудование, не требующее монтажа, а также оборудование требующее монтажа, но предназначенное для запаса, то оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14 ).

При последующей передаче оборудования в монтаж заполняется акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15).

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Пример

ООО «Зоя», занимающийся пошивом одежды, приобретает в торговой фирме ООО «Клен» новую швейную машину «Текстима 8332/2705» (год выпуска 2003). Стоимость машины 18000 рублей (в том числе НДС-3000 рублей). Поставщик оборудования одновременно является и отправителем.

Изготовитель поставляемой швейной машины – ЗАО “Метшвейстрой” (код ОКПО – 03215485).

Расходы на доставку составили 1200 рублей (в том числе НДС-200 рублей).

Полученная швейная машина предназначена для использования в швейном цехе взамен устаревшей модели, но пока замена производиться не будет, и приобретенная швейная машина передается на склад.

Приемка машины производится на складе ООО «Зоя» 1 июля 2002 года с 12 часов до 13 часов. Заведующая складом Токарева О. В.

Швейная машина была упакована в коробку. При осмотре груза было установлено повреждение упаковки — вскрыта коробка. Оборудование поставлено комплектно, дефектов оборудования при наружном осмотре не было обнаружено.

Сопроводительный документ — транспортная накладная № 309 от 1 июля 2003 года.

В нашем примере оборудование сначала будет храниться на складе, поэтому для приемки основного средства на основании приказа директора ООО «Зоя» Ивановой Г. С. от 28 июня 2003 года № 56 была создана комиссия по приемке швейной машины в составе четырех человек: главного инженера ООО «Зоя» Тимофеева Р. Г. — председатель комиссии, механика швейного цеха ООО «Зоя» Розова Н. И. главного бухгалтера ООО «Зоя» Пушкиной Н. П. менеджера по сбыту ООО «Клен» Семенова П. Е.- представитель поставщика.

Приемка основного средства производилась 1 июля 2003 года на складе ООО «Зоя». Осмотрев оборудование, комиссия составляет акт № 45 в двух экземплярах по форме № ОС-14

Для примера возьмем следующие банковские реквизиты ООО “Зоя”: р/с 40702810600200901245 в “Московский Банк”, к/с 30101810300200500007, БИК 045562007, ИНН 7729212549, ОКОНХ 17220, ОКПО 05312479.

Код ОКУД для актов по основной деятельности предприятия – 0253011. Телефон/факс ООО “Зоя”: 121-15-18.

Банковские реквизиты поставщика – ООО “Клен”: р/с 40702810603100011245 во “Внешпромбанк”, к/с 30101810300000710331, БИК 044531332, ИНН 7715223417, ОКОНХ 71211, ОКПО 07210356. Телефон/факс ООО “Клен” - 175-16-98.

Поскольку в нашем примере к учету принимается оборудование, не требующее монтажа, то заполнять акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) и акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) мы не будем, а приведем только сами формы.

Мы не будем подробно рассматривать заполнение очевидных реквизитов. Остановимся на заполнении тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

В графе “Структурное подразделение” указывается наименование структурного подразделения, в которое поступает основное средство. Поскольку первоначальное оприходование оборудования производится на склад, то в акте в вышеназванной графе пишем “склад оборудования”.

В графе “по ОКОФ” указывается код основного средства по общероссийскому классификатору основных фондов, определяемый по признаку назначения, связанного с видом деятельности, который осуществляется с использованием данного объекта основных средств, и производимыми в результате этой деятельности продукцией и услугами.

В нашем примере “14 2926770”.

В графе “Номер амортизационной группы” проставляется номер группы, в которую включается основное средство в соответствии с его кодом ОКОФ и наименованием. В дальнейшем в зависимости от выбранной группы и в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. №1 “О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы”, определяется срок полезного использования основного средства, а на основании срока и норма амортизации.

В нашем случае отнесем швейную машину к 5 амортизационной группе в соответствии с кодом ОКОФ (“Машины и оборудование для производства текстильных и кожаных изделий”).

В строках “Организация-поставщик (продавец)” и “Организация-грузоотправитель (организация-перевозчик)” указывают соответственно поставщика оборудования и отправителя. Это могут быть разные организации: поставщик – организация, с которой заключен договор на продажу оборудования, отправитель - организация, от которой поступило оборудование.

В нашем примере это одна и та же организация «ООО «Клен».

В строке “Способ доставки__ №__” следует указывать вид транспортного средства, которым был доставлен груз, и номер его государственной регистрации.

Например, в нашем примере швейная машина была доставлена в ООО “Зоя” на автомашине УАЗ 3909 № У075АВ 99.

В строке “Наличие пломбы” даются сведения о пломбировании груза: обозначается либо номер пломбы, либо просто ее наличие, если не имеется возможности указания номера. В нашем примере указываем пломбу “67/56”.

В таблице 1 “Сведения о времени приемки оборудования” производится расшифровка времени передвижения оборудования с указанием дат и времени в часах и минутах.

В графе “Дата, время отправления оборудования (груза)” указывается время отправления либо со станции (пристани, порта) отправителя (столбец 1), либо со склада отправителя (столбец 2). В данных столбцах следует поименовать пункт отправления груза.

В нашем примере груз был отправлен со склада поставщика (грузоотправителя) – ООО “Клен” - 1 июля 2003 года в 10 час. 45 мин.

В столбце 3 указываются время прибытия оборудования (груза) в место назначения, наименование места приема груза (например, склад ООО “Зоя”, 1 июля 2003 года в 12 час. 00 мин.).

Столбцы 4 и 5 предназначены для отражения времени начала и окончания приема (поступления) оборудования (груза), его приостановления и возобновления.

В нашем случае прием груза был начат в 12 час. 00 мин. и закончен в 13 час. 00 мин.

При заполнении оборотной стороны формы следует обратить внимание на следующие моменты.

В таблице 2 “Сведения о поступившем оборудовании” приводятся сведения о наименовании оборудования, его заводском номере в соответствии с техническим паспортом, о количестве и массе фактически поступившего оборудования и по документам, о стоимости груза за единицу и в общей сумме, об обнаруженных при приеме оборудования дефектах.

В графе 2 “Заводской (номенклатурный) номер” проставляется номенклатурный номер указанного в графе 1 оборудования в соответствии с технической документацией (паспортом оборудования).

В нашем случае ставится № 8897124.

В графе 3 “Тип, марка” записывается тип или марка оборудования.

В нашем примере - 8332/2705.

В графе 7 «Масса груза отправителя» указывается масса, определяемая взвешиванием груза (оборудования) в местонахождении отправителя непосредственно перед отправкой.

В нашем случае «20 кг».

В графе «Масса груза, дороги, пристани» указывается масса груза по прибытии на станцию, пристань и т. д. с которой груз будет перевозиться транспортной организацией.

В нашем примере ставим прочерк, так как груз не перевозится транспортной организацией.

В графу «Особые отметки отправителя по накладной» заносится дополнительная информация, указанная отправителем в транспортной накладной( в частности, это могут быть рекомендации, соблюдение которых предотвратит повреждение груза, например, «не кантовать»). В нашем примере ставим прочерк, так как нет особых отметок.

В графе 6 “Количество мест, шт.” проставляют количество оборудования, указанное в сопроводительном документе организации, поставившей оборудование.

В нашем примере «1».

В графе 12 “Количество мест, шт.” указывается фактически принятое количество оборудования, которое может отличаться от количества, указанного в сопроводительных документах.

В нашем примере «1».

В строке «Заключение комиссии» указываются заключительные выводы комиссии (смотри текст в примере).

В строке «Перечень прилагаемых документов» перечисляются наименования документов, прилагаемых к акту о приемке оборудования (смотри текст в примере).

Акт о приеме (поступлении) оборудования должен быть подписан всеми лицами, участвующими в приеме. Лицо. не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

Подписи членов комиссии обязательно заверяются печатью организации-получателя.

В нашем случае ООО «Зоя».

После приема оборудования и оформления акта о его приеме (поступлении) оборудования акт подписывается должностным лицом, осуществившем прием с расшифровкой должности, подписи, с указанием номера и даты доверенности на получение груза, Ф.И.О. лица, которое выдавало доверенность и которое получило ее.

Акт о приеме утверждается руководителем организации-грузополучателя, о чем свидетельствует его подпись с расшифровкой и указанием должности на лицевой стороне акта.

Основанием для ввода в эксплуатацию оборудования, бывшего ранее в запасе, служит качественно оформленный акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1. При вводе в эксплуатацию объект основных средств передается на ответственное хранение материально ответственному лицу. В этот момент в акте приема (поступления) формы № ОС-14 оборудования делается отметка о передаче с указанием даты, должности МОЛ, его табельным номером, с подписью и ее расшифровкой.

Данные из формы № ОС-1 переносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств формы № ОС-6, а в форме № ОС-14 проставляется номер и дата составления инвентарной карточки.

Все сведения, перенесенные из форм №№ ОС-1, ОС-6 в форму № ОС-14, подтверждаются визой главного бухгалтера.

При оформлении приема основных средств, не предназначенных для запаса и не требующих монтажа, а также при вводе в эксплуатацию объектов основных средств, переданных из запаса или монтажа, составляются:

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий. сооружений) по форме № ОС-1;



• акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а;



• акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1б.

Эти документы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Рассмотрим заполнение акта формы № ОС-1 на нашем примере.

Пример .

10 июля 2003 года директор ООО «Зоя» Иванова Г. С. приказом № 98 отдает распоряжение о передаче промышленной швейной машины «Текстима 8332/2705», поступившей в организацию 1 июля 2002 года в швейный цех. 10 июля машина зачислена в состав основных средств и введена в эксплуатацию в швейном цехе ООО «Зоя».

Данная машина была приобретена по цене 18000 руб. (в том числе НДС 3000 руб.).

При передаче швейной машины в эксплуатацию, лицом ответственным за ее сохранность в швейном цехе становится мастер цеха Никитина Н. П. Передачу производит заведующий складом Гусева Г. К.

Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании распоряжения директора № 98 от 10 июля 2003 года была создана комиссия в составе четырех человек: главного инженера ООО «ЗОЯ» Тимофеева Р. Г. — председатель комиссии, механика швейного цеха ООО «Зоя» Розова Н. И. главного бухгалтера ООО «Зоя» Пушкиной Н. П. мастера швейного цеха Полушина В. Л.

Комиссия произвела осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам. Отклонений обнаружено не было.

После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № 20 в двух экземплярах по форме № ОС-1.

Рассмотрим порядок заполнения тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) утверждается руководителем организации-сдатчика и руководителем организации-получателя. Утверждение акта обоими руководителями производится в момент передачи объекта ОС от сдатчика к получателю при одновременном вводе его в эксплуатацию.

В нашем случае, поскольку после приобретения основное средство (швейная машина) было передано в запас на склад организации-получателя (ООО “Зоя”), а не в эксплуатацию, и лишь через несколько дней по письменному распоряжению директора ООО “Зоя” было передано в производство, то акт о приеме-передаче формы № ОС-1 утверждается одним руководителем и от лица сдатчика (склад ООО “Зоя”), и от лица получателя (швейный цех ООО “Зоя”).

Аналогично заполняются строки “Организация-получатель” и “Организация-сдатчик”. В нашем примере – одна и та же организация, только разные передающее и получающее ОС структурные подразделения, наименования которых следует указать в акте (склад и швейный цех соответственно).

В графе “Дата принятия к бухгалтерскому учету” проставляем дату включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации-получателя (ООО “Зоя”), которая должна совпадать с датой составления акта о приеме (поступлении) объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).

В нашем примере – 12 июля 2003 года.

В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия основного средства.

В нашем случае мы ставим прочерк, поскольку эта графа будет заполнена по истечении срока полезного использования объекта ОС и при его списании с баланса ООО “Зоя”.

В графе “по ОКОФ” записывается код, соответствующий данному виду объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).

В нашем примере “14 2926770”.

В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется. О всех случаях изменения инвентарного номера должны быть сделаны отметки в инвентарной карточке.

Объект основных средств, поступивший в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В нашем примере присвоен инвентарный номер 88.

В графе “Заводской номер” проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:

• на самом основном средстве;



• в техническом паспорте оборудования;



• в акте приемки-передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);



• в инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия.

В нашем примере “899712”.

Графа “Государственная регистрация прав на недвижимость” заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

Согласно Федеральному закону от 21.07.1997 г. №122-ФЗ “О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним”, недвижимым имуществом (недвижимостью), права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с названным Законом, признаются земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все объекты, которые связаны с землей так, что их перемещение без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, жилые и нежилые помещения, леса и многолетние насаждения, кондоминиумы, предприятия как имущественные комплексы.

При этом датой государственной регистрации прав является день внесения соответствующих записей о правах в Единый государственный реестр прав (подтверждается выдаваемым актом о регистрации прав).

В нашем примере данную графу мы не заполняем, поскольку швейная машина не подпадает под понятие “недвижимое имущество”, определенное в Законе.

В строке “Место нахождения объекта в момент передачи” указывается организация, структурное подразделение организации, где находится основное средство в момент составления акта о приеме (поступлении).

В нашем примере: швейная машина “Текстима 8332/2705” при подписании акта была передана на склад ООО “Зоя”.

Форма № ОС-1 учитывает ситуацию, когда основное средство принадлежит нескольким фирмам. В справочном разделе нужно указать участников долевой собственности и их доли. При этом цифры в самом акте приема-передачи фирма указываются соразмерно ее доле в общей собственности.

В нашем примере швейная машина приобретена одной организацией – ООО “Зоя”, - поэтому в строке “Участники долевой собственности” мы ставим прочерк.

Если стоимость основных средств выражена в иностранной валюте, то в этом случае в справочном разделе акта по строке “Иностранная валюта” надо указать вид валюты и ее сумму по курсу Банка России. Его нужно брать на дату принятия основного средства к учету (п.16 ПБУ 6/01).

Раздел 1 “Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи” заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.

В графе “Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)” обозначается общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию.

В графе “Сумма начисленной амортизации (износа)” указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.

При заполнении графы “Срок полезного использования” проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта основных средств к учету.

В графе “Сумма начисленной амортизации (износа), руб.” указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое основное средство находилось в эксплуатации.

Графа “Остаточная стоимость” предназначена для указания остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.

Графа “Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб.” заполняется передающей основное средство организацией в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии объекта ОС к учету за первоначальную стоимость примет договорную.

В нашем примере ООО “Зоя” приобретает новое основное средство – швейную машину - у ООО “Клен” в розницу. Поэтому раздел 1 не заполняем, указываем только год выпуска в соответствии с данными технической документации и дату ввода в эксплуатацию, которая соответствует дате заполняемого акта о приеме-передаче.

Раздел 2 “Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету” заполняет только получатель основного средства в своем экземпляре.

В графе “Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб.” указывается:

• остаточная или договорная стоимость в случае, если основное средство ранее эксплуатировалось;



• стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения в случае, если приобретается новое основное средство.

В нашем примере ООО “Зоя” приобрело швейную машину за 18000 рублей, в т.ч. НДС – 3000 рублей. Первоначальная стоимость основного средства, принимаемая к учету, представляет собой стоимость приобретения за минусом возмещаемых налогов, к которым относится налог на добавленную стоимость.

Таким образом, первоначальная стоимость ОС, которая будет занесена в акт и принята к учету, составит 15000 рублей (18000 – 3000).

В графе “Срок полезного использования” указывается период использования объекта основных средств, в течение которого использование данного объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования определяется организацией, приобретающей основное средство, самостоятельно и в соответствии с Постановлением Правительства РФ 01.01.2002 г. № 1 “О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы” по объектам основных средств, принятым к бухгалтерскому учету начиная с 1 января 2002 г.

Следует отметить, что организации, приобретающие объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

При этом, если количество месяцев нахождения приобретенного объекта основных средств в эксплуатации у предыдущих собственников больше или равно сроку полезного использования данного объекта, определенному предыдущим собственником, амортизация в дальнейшем не начисляется.

Определим срок полезного использования для швейной машины, приобретенной ООО “Зоя”. Ранее в эксплуатации машина не находилась. В соответствии с Постановлением № 1 отнесем ее в 5 амортизационную группу (код ОКОФ – 142926000), которая включает в себя имущество со сроком полезного использования свыше 7 лет до 10 лет включительно.

Примем в качестве примера для данной швейной машины срок полезного использования – 7 лет и 1 месяц: 7 лет х 12 месяцев + 1 месяц = 85 месяцев.

При заполнении графы 9 «Срок полезного использования» проставляется срок полезного использования ОС, определенного организацией при принятии объекта основных средств к учету.

В графе “Способ начисления амортизации” нужно помимо нормы начисления амортизации указать и способ ее начисления.

Напомним, что в бухучете применяются четыре способа:

• линейный;



• уменьшаемого остатка;



• способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;



• способ списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.

Выберем для примера линейный способ начисления амортизации, при котором сумма амортизационных отчислений рассчитывается исходя из первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

Норма амортизационных отчислений: 1 / 85 месяцев х 100 % = 1,18 %

В разделе 3 “Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств”:

• указываются наименование приобретенных основных средств;



• их количество;



• при содержании драгоценных материалов в основном средств – их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.

Приобретенный ООО “Зоя” объект основных средств (швейная машина) по документам не содержит драгоценных материалов, поэтому ставим прочерки в графах, характеризующих содержание драгоценных металлов.В строке “Другие характеристики” отражаются не указанные ранее отличительные характеристики вводимого в эксплуатацию объекта основных средтсв (см. текст примера).

На третьей странице формы № ОС-1 записываются выводы комиссии, которые были сделаны в результате осмотра.

В акт также заносятся результаты испытаний объекта, если испытание объекта необходимо (смотри текст примера).

В строке «Заключение комиссии» указываются заключительные выводы комиссии о соответствии основного средства техническим требованиям (смотри текст примера).

В строке «Приложение. Перечень технической документации» необходимо указать прилагаемую документацию.

В нашем примере это «Технический паспорт № 006678», «Инструкция по эксплуатации», «Кинематическая схема».

Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.

Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство (с указанием своих табельных номеров и датой передачи).

Подписи материально ответственных лиц могут заверяться штампом подразделения.

В случае, если до передачи объекта основных средств (при оформлении покупки) материально-ответственному лицу данное основное средство приняло другое должностное лицо, то следует указать в том числе номер и дату доверенности, на основании которой доверенное лицо от лица организации-покупателя получило ОС от продавца.

Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 “Инвентарная карточка учета объекта основных средств. В акте о приеме-передаче формы № ОС-1 при этом делается пометка об открытии инвентарной карточки и проставляется номер и дата карточки. Данная надпись заверяется подписью главного бухгалтера.

При выбытии основного средства из эксплуатации в акте бухгалтерией также делается пометка, заверенная главным бухгалтером.

Раньше форма акта приема-передачи основных средств была одна. Начиная с 1 января 2003 года, в соответствии с Постановлением от 21.01.2003 г. № 7 следует применять три унифицированные формы акта о приеме-передаче.

Теперь отдельно выделены акты о приеме-передаче (поступлении) зданий, сооружений (№ ОС-1а) и групп объектов (№ ОС-1б).

Заполнение форм №№ ОС-1а, ОС-1б аналогично заполнению формы № ОС-1, описанному выше. Существует, однако, ряд существенных отличий.

В акте формы № ОС-1а в разделе 3 “Краткая индивидуальная характеристика объекта” приведена дополнительная таблица, в которой по зданиям, сооружениям, вводимым в эксплуатацию организацией-собственником, раскрываются специфические сведения об общей площади здания, сооружения (в кв. м), количестве этажей, общем строительном объеме (в куб. м), в том числе подземной части (например, в гаражах), количественные и качественные характеристики основного объекта и пристроенных к нему помещениях (если здание, сооружение состоит из нескольких частей, помещений).

При государственной регистрации прав на недвижимость обязательно заполняется графа “Государственная регистрация прав”.

Акт по форме № ОС-1 составляется с 1 января 2003 года в одном экземпляре на каждое основное средство. А вот раньше можно было составлять такой акт на приемку нескольких основных средств. Например, при учете производственного инвентаря, инструмента и оборудования, если они:

• поступили в одном календарном месяце;



• однотипны и имеют равную стоимость.

Теперь для таких групп основных средств предусмотрена отдельная форма акта № ОС-1б.

Форма № ОС-1б отличается от формы № ОС-1 лишь распределением граф между таблицами акта. Это сделано с учетом того, что заполнять ее будут по нескольким объектам. Кроме того, добавлена строка “Цель передачи (назначение принимаемых объектов основных средств)”.

Утверждена новая форма № ОС-2 “Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств”, которая оформляется при передаче основных средств из одного структурного подразделения организации (цеха, отдела, участка и т.п.) в другое.

Накладную составляет работник передающей стороны (структурного отделения) в трех экземплярах:

• первый экземпляр передается в бухгалтерию, где данные о перемещении вносятся в инвентарную карточку (книгу);



• второй экземпляр остается у работника передающей стороны (структурного подразделения), ответственного за сохранность основного средства;



• третий экземпляр передается получателю (работнику структурного отделения организации, которое получает ОС).

Пример

В августе 2003 года были сломаны в швейном цехе были сломаны три производственные машины:

• швейная машина “Текстима 8332/2705” (2003 года выпуска);



• две машины для раскройки “Лиана 5137-84” (2001 года выпуска).

По данным первичных документов и инвентарных карточек, заведенных на данные объекты основных средств. Первоначальная стоимость машин составила: швейной – 15000 рублей, для раскройки – 8500 рублей за единицу.

Передача производится 14 августа 2003 года мастером швейного цеха Никитиной Н.П. Прием в ремонтном цехе осуществлял Бобров Л.В.

На внутреннее перемещение вышеназванных объектов основных средств оформляется накладная № вн-121.

В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Существует инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Инвентарная карточка учета основных средств применяется в следующих случаях:

1) для учета отдельных объектов основных средств,

2) для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (по структурным подразделениям организации)

Заполнение инвентарных карточек производится на основе.

• акта (накладной) приемки-передачи основных средств,



• технических паспортов,



• других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.

Согласно п.10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:

• срок полезного использования,



• способ начисления амортизации,



• освобождение от начисления амортизации (если имеет место),



• индивидуальные особенное объекта

Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.

На основные средства, принятые в аренду, для осуществления забалансового учета арендованных объектов в бухгалтерской службе организации-арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.

В инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств на основании оформленных актов на списание основных средств, переданных бухгалтерии. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

Рассмотрим порядок заполнения инвентарной карточки, используя условия приведенных выше примеров. Мы не будем подробно останавливаться на заполнении очевидных реквизитов. Остановимся на заполнении тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы или которые заполняются по-разному в зависимости от ситуации.

Каждой карточке присваивается порядковый номер, который указывается в строке «Инвентарная карточка №».

В нашем примере номер карточки «12».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения инвентарной карточки. В случае оформления карточки на вновь поступивший в организацию объект основных средств дата составления должна совпадать с датой заверения бухгалтером акта приемки-передачи, которым была оформлена операция зачисления объекта в состав основных средств. В случае открытия новой инвентарной карточки вместо старой в этой графе указывают дату составления новой карточки.

В нашем примере дата заполнения инвентарной карточки должна совпадать с датой подписания главным бухгалтером акта (накладной) приемки-передачи основных средств № 20. В графу «Дата составления» заносим 12 июля 2003 г.

В графе по “ОКОФ” записывается код, соответствующий данному виду объекта ОС по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).

В нашем примере “14 2926770”.

В графе “Номер амортизационной группы” указывается номер амортизационной группы, к которой отнесено данное ОС в соответствии с Постановлением №1. В нашем примере амортизационная группа 5.

В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта ОС, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется.

Объект основных средств, поступивших в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В нашем случае присвоен номер “88”.

В графе “Заводской номер” проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:

• на самом основном средстве;



• в техническом паспорте оборудования;



• в акте приемки – передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);



• в инвентарной карточке учета ОС, если перемещение ОС происходит внутри предприятия.

В нашем примере “899712”.

В графу “Дата принятия к бухгалтерскому учету” заносим дату включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации – получателя (ООО “Зоя”), которая должна совпадать с датой составления акта приемки-передачи основных средств (кроме зданий, сооружений)

В нашем примере – 12 июля 2003 года.

В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия ОС. В нашем случае ставим прочерк, поскольку эта графа будет заполнена по истечении срока полезного использования объекта ОС и при его списании с баланса ООО “Зоя”.

Строки “Объект (серия, тип постройки или модель, марка)”, “Место нахождения объекта основных средств”, “Организация изготовитель” заполняются на основании технической документации или других документов, содержащих соответствующую информацию.

В строке “Объект (серия, тип постройки или модель, марка)” указываем “Одноигольная стачивающая машина “Текстима 8332/2705”.

В строке “Местонахождение объекта основных средств” указывается структурное подразделение, где находится ОС.

В нашем примере – швейный цех.

В строке “Организация изготовитель” записываем ЗАО “Метшвейстрой”.

Далее по тексту документа следует семь разделов. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Раздел 1 “Сведения об объекте основных средств на дату передачи” заполняется на основании данных передающей стороны (организации – сдатчика), имеющих информационных характер для объектов ОС, бывших в эксплуатации. Если организация – получатель купила ОС в розницу или создала самостоятельно, заполнять этот раздел не надо.

В графе “Дата выпуска (постройки)” указываем год выпуска в соответствии с данными технической документации.

В графе “Документ о вводе в эксплуатацию” указываем номер и дату акта приемки-передачи объекта основных средств (ОС-1). В нашем примере – ОС-1 №20 от 12.07.03.

В графе “Фактический срок эксплуатации” обозначается общий срок фактического использования приобретенного ОС у его бывших владельцев с момента ввода объекта в эксплуатацию.

В графе “Сумма начисленной амортизации (износа)” указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое ОС находилось в эксплуатации.

При заполнении графы “Срок полезного использования” проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта ОС к учету.

В графе “Остаточная стоимость” предназначена для указания остаточной стоимости ОС, которая при принятии к учету последней организацией – получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью ОС и суммой ранее начисленной амортизации.

В нашем примере ООО “Зоя” приобретает ОС – новую швейную машину – в розницу у ООО “Клен”. Поэтому не будут заполняться раздел 1, раздел 3 “Переоценка”, раздел 4 “Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта ОС”, раздел 5 “Изменения первоначальной стоимости объекта ОС”, раздел 6 “Затраты на ремонт”.

Раздел 2 “Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету”.

В графе “Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету” указываем первоначальную стоимость основного средства, которая берется из раздела 2 графы 1 акта приемки-передачи основных средств, на основании которого заполняется инвентарная карточка.

В нашем примере первоначальная стоимость – 15.000,00 рублей.

Значение для заполнения графы “Срок полезного использования” также берется из акта приемки-передачи (раздел 2, графа 2). В нашем примере – 7 лет или 85 месяцев.

В разделе 7 “Краткая индивидуальная характеристика объекта ОС” указываются:

• >наименование основного средства;



• количество;



• при содержании драгоценных материалов (металлов, камней) указывается их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.

Приобретенный ООО “Зоя” объект основных средств (швейная машина) по документам не содержит драгоценных металлов, поэтому в соответствующих графах ставим прочерки.

В графу 8 “Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект” заносятся основные признаки, характеризующие объект.

В нашем примере указываем в графе 8 основные характеристики швейной машины:

• “частота вращения главного вала 7000 об/мин;



• тип транспортера дифференциальный;



• тип стежка челночный”.

Графа “Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения)” разделена на графы “Основной объект” и “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”.

В графу 9 “Основной объект” записываются характерные признаки основного объекта основных средств (материал, из которого изготовлен объект, его размеры и другие отличительные особенности).

Графа “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”, в свою очередь, разделена на четыре графы. Названия этих четырех граф с 10-й по 13-ю в форме не указаны. В качестве наименований граф вписывают важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, относящиеся к описываемому в инвентарной карточке основному объекту. (Например, для производственного здания (основного объекта) здесь могут быть указаны: вентиляционная камера, вентиляционная труба и т.д.).

В перечисленные графы заносят основные характеристики указанных пристроек, приспособлений или принадлежностей: материал, из которого они сделаны, размеры и прочие характеристики.

Существенных отличительных признаков и отдельных приспособлений и принадлежностей в нашем примере нет, поэтому эти графы не заполняем.

После первого заполнения инвентарной карточки в строке “Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки” бухгалтер, заполнивший инвентарную карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи).

В нашем случае это - главный бухгалтер ООО “Зоя” Пушкина Н.П.

СОДЕРЖАНИЕ:

Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета

Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов

Глава 3. Учет основных средств

Глава 4. Учет нематериальных активов

Глава 5. Учет материальных ценностей

Глава 6. Учет кассовых операций

Статья: Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Название: Заполняем инвентарную карточку учета основных средств

Тип: статья Добавлен 17:12:38 18 июля 2009 Похожие работы

Просмотров: 34730 Комментариев: 2 Оценило: 5 человек Средний балл: 4.8 Оценка: неизвестно Скачать

Мария Антонова, аудитор

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Именно этим документом предусмотрена унифицированная форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Карточка применяется для учета наличия объекта основных средств. В ней отражается информация о принятии объекта основных средств к учету, перемещении его внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.

Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта и т.п.). Если к учету принята группа основных средств, на них оформляется одна инвентарная карточка по форме № ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств».

Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Рассмотрим, как заполнить форму № ОС-6, на конкретном при- мере.

ПРИМЕР

В июне 2007 г. медицинская организация — ОАО «Петра» — через торговую сеть приобрела стол для рентгеновского оборудования (модель МБП-18/002) стоимостью 63 720 руб. в том числе НДС — 9720 руб. Стол изготовлен ООО «Мебельный комбинат № 18».

Дата выпуска стола — 07.01.2007.

Срок его полезного использования для целей бухгалтерского и налогового учета организация установила на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, 7 лет (четвертая амортизационная группа).

Заводской номер — 1278, инвентарный — 20.

Стол введен в эксплуатацию 05.06.2007. При этом бухгалтером организации был оформлен акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1), на основании которого теперь необходимо составить инвентарную карточку учета объекта основных средств.

Спустя месяц (05.07.2007) стол был дооборудован дополнительными защитными щитами на общую сумму 14 300 руб. Дооборудование было оформлено актом по форме № ОС-3 (номер акта — 12).

Учетной политикой организаций предусмотрена последовательная нумерация инвентарных карточек с начала года. Стол является 79-м объектом основных средств, приобретенным организацией в этом году.

Заполнение инвентарной карточки начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата карточки. Исходя из условий учетной политики номер инвентарной карточки — 79. Дата карточки должна соответствовать моменту принятия к учету объекта основных средств (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»), а также дате акта формы № ОС-1.

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, коды по ОКПО и по ОКОФ организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором находится принятый к учету объект основных средств.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели, так же как и в акте формы № ОС-1. В нашем случае «Стол для медицинского оборудования модель МБП-18/002».

Затем необходимо проставить номер амортизационной группы (IV), номер регистрационного паспорта (в нашем случае отсутствует), заводской (1278) и инвентарный (20) номера, а также указать дату принятия объекта основного средства к учету (05.06.2007) и субсчет, на котором он отражен (01-1).

Далее необходимо прописать местонахождение основного средства (рентгеновский кабинет), а также наименование организации-изготовителя основного средства (ООО «Мебельный комбинат № 18»).

Теперь перейдем непосредственно к заполнению первого раздела формы «Сведения об объекте основных средств на дату передачи».

Раздел 1 заполняется на основании данных, отраженных в разделе 1 акта формы № ОС-1 и имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый стол, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска, отраженной в акте, и указание реквизитов самого акта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Переходим ко второму разделу «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Здесь проставляется прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения стола, за исключением НДС (54 000 руб.).

НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком данного налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, медицинская мебель относится к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен 7 лет.

Третий раздел карточки будет заполнен организацией в случае осуществления переоценки основного средства. Здесь необходимо будет указать дату проведения переоценки и ее коэффициент. В графе 3 — отразить восстановительную стоимость по результатам переоценки.

Переходим к четвертому разделу формы, который носит название «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств».

В нашем примере данную часть формы о приемке основного средства бухгалтер заполняет на основании акта по форме № ОС-1.

В дальнейшем в данный раздел могут быть внесены дополнительные сведения, связанные с внутренним перемещением объекта, — на основании накладной по форме № ОС-2, или его выбытием (списанием), — на основании акта по форме № ОС-4.

Теперь перейдем к заполнению второй страницы инвентарной карточки.

Начнем с пятого раздела «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств», в котором отражается информация о затратах на модернизацию, дооборудование, достройку и реконструкцию, а также об уменьшении стоимости при частичной ликвидации.

В нашем примере организация произвела дооборудование стола, что и было отражено в указанном разделе карточки. Стоимость дооборудования составила 14 300 руб.

Следующий шестой раздел инвентарной карточки предназначен для отражения затрат на ремонт, которые заносятся в карточку на основании формы № ОС-3.

Остался самый последний, седьмой раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем необходимо, прежде всего прописать приспособления и принадлежности, входящие в состав основного средства.

В нашем случае это сам стол, встроенная в него тумба и вмонтированная подставка под рентгеновское оборудование.

Подобная информация может пригодиться при замене деталей и приспособлений основного средства, а также при перестановке комплектующих с одного объекта на другой, что часто встречается на практике и влечет проблему учета подобных перестановок.

Также при принятии к учету объектов основных средств в инвентарную карточку в обязательном порядке должны быть занесены данные о наличии драгоценных металлов и драгоценных камней в составе данного основного средства, а также их масса (в граммах, килограммах). Ведь в момент выбытия основных средств должны быть оприходованы элементы выбывающего оборудования, содержащие драгоценные материалы.

В нашем случае драгоценные и полудрагоценные материалы в приобретенном объекте основных средств отсутствуют.

После заполнения инвентарную карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

Часто бухгалтеры считают, что достаточно ведения инвентарной карточки только в электронном виде. Ведь в случае необходимости (при аудиторской или налоговой проверке) ее всегда можно распечатать и подписать.

Но в этом случае организация нарушает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Кроме того, существует вероятность, что сотрудник, ответственный за ведение карточек, на момент проверки уже не работает в организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости инвентарную карточку можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

С-исок литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.eg-online.ru/

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ИНВЕНТАРНОЙ КАРТОЧКИ УЧЕТА ОБЪЕКТА ОС

Выдержка из постановления Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств"

Применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведется в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый объект.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (форма №ОС-1) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

В раздел: Образцы бланков учета ОС и НМА >>

В раздел: Учет основных средств в программах от Бухсофт >>

Бланк формы ОС-6. Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Этот документ применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведется в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый объект.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1. N ОС-1а. N ОС-1б ) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.